Notifica multa via PEC: nuove regole del Garante per tutelare la privacy

Cambia qualcosa in merito alla notifica di una multa via PEC: il Garante per la privacy è intervenuto per precisare alcuni aspetti della circolare n. 300/A/1500/18/127/9 del 20 febbraio 2018, che aveva sdoganato l’uso della posta elettronica certificata per la notifica dei verbali di contestazione di violazioni al Codice della Strada, fornendo ulteriori indicazioni operative per meglio tutelare la riservatezza dei dati personali.

MULTE VIA PEC: IL PROBLEMA DELLA NOTIFICA ALLE IMPRESE INDIVIDUALI

Nel dettaglio il Garante ha ritenuto che, nel caso di notifica a mezzo PEC di una multa alla persona titolare di una impresa individuale, regolarmente iscritta al registro delle imprese, sia necessario utilizzare particolari accorgimenti quando il veicolo con cui la violazione è stata commessa risulti essere intestato all’interessato, persona fisica, e non all’impresa come persona giuridica, comportando quindi la possibilità che il veicolo possa essere utilizzato a titolo privato e non nell’esercizio di attività imprenditoriale. Si è rilevato infatti che in casi del genere la notifica del verbale all’indirizzo PEC, ottenuto attraverso la consultazione del registro INI-PEC, possa determinare un’illecita comunicazione dei dati personali a terzi, essendo la PEC stessa visibile a tutto il personale dell’azienda. Questo perché il registro INI-PEC, con riferimento alle imprese individuali, non consente di distinguere l’indirizzo della persona fisica che ne è titolare da quello dell’impresa come persona giuridica.

MULTA VIA PEC: LA RICERCA DELL’INDIRIZZO DEL TITOLARE DELL’IMPRESA INDIVIDUALE MINA IL RISPETTO DELLA PRIVACY

Infatti, a causa della loro peculiarità fiscale, le imprese individuali sono consultabili nella sezione “imprese” del registro inserendo un codice fiscale che, però, coincide con quello dell’imprenditore (persona fisica). Mentre tutte le altre società sono rintracciabili solo mediante un codice fiscale abbinato alla struttura societaria (persona giuridica), distinto dai singoli soci. Ne consegue che l’acquisizione dell’indirizzo PEC di un’impresa individuale, facendo riferimento al codice fiscale dell’imprenditore proprietario di un veicolo, attraverso un’interrogazione della sezione “imprese” del registro INI-PEC può portare a utilizzare l’indirizzo PEC dell’impresa anche per notificare atti che riguardano personalmente l’imprenditore come persona fisica, rendendo visibili i suoi dati personali ai dipendenti dell’impresa che hanno accesso alla PEC. Con grave violazione della privacy personale dell’imprenditore.

NOTIFICA DELLA MULTA: L’USO DELLA PEC NON È ESCLUSIVO

Per questa ragione il Garante ha indicato che la sezione “imprese” del registro dovrebbe essere consultata solo laddove il veicolo oggetto di sanzione amministrativa sia di proprietà di una persona giuridica. Nei casi in cui, invece, il trasgressore o l’obbligato in solido proprietario del veicolo risulti essere una persona fisica, la consultazione deve avvenire solo nella sezione “professionisti”, così da evitare il rischio di cui sopra. Il Garante ha inoltre sottolineato che costituisce violazione delle norme a tutela della riservatezza l’attività di ricerca in forma massiva degli indirizzi PEC dei trasgressori nel registro INI-PEC. La notifica di una multa via PEC è infatti facoltativa e non automatica, pertanto non è necessario smuovere mari e monti per trovare un indirizzo di posta elettronica certificata se la stessa sanzione può essere notificata anche con i metodi tradizionali.

NOTIFICA MULTA VIA PEC: LA SOLUZIONE DEL GARANTE

Quindi, in definitiva:

– nella ricerca dell’indirizzo PEC dell’obbligato in solido proprietario del veicolo con cui è stata commessa un’infrazione stradale, può essere utilizzato il codice fiscale della persona fisica (estratto dalle annotazioni presenti negli archivi del PRA o dall’anagrafe tributaria), inserendolo nella sezione “imprese” del registro INI-PEC, solo quando è stato accertato, ad esempio in occasione della contestazione immediata della violazione, che il veicolo con cui l’infrazione è stata commessa era utilizzato nell’esercizio di attività imprenditoriale. In ogni altro caso (p.es. violazione accertata con autovelox senza contestazione immediata), il codice fiscale della persona fisica intestataria del veicolo può essere utilizzato solo per ricerche nella sezione “professionisti” del registro INI-PEC.

– la notifica del verbale della multa a mezzo PEC non è obbligatoria nel caso di abbinamento del codice fiscale della persona fisica ad una PEC di chiara matrice aziendale; in tali casi, la notifica del verbale dev’essere effettuata nelle forme ordinarie, senza ricorrere alla PEC.